FA

Pemusnahan Arsip

Susun Daftar Arsip Usul Musnah dan Berita Acara Pemusnahan — sesuai PP 28/2012 Pasal 66.
1Daftar usul
2Panitia penilai
3Persetujuan
4Berita acara

Daftar Arsip Usul Musnah

Arsip inaktif yang telah habis retensi dan berketerangan musnah pada JRA. Pilih arsip yang akan diusulkan untuk dimusnahkan.

Sumber: antrean penyusutan · Unit Kearsipan Dinilai per 4 Juni 2026
No Kode Klasifikasi Uraian / Jenis Arsip Tahun Jumlah Tingkat Perkembangan Retensi Keterangan / Dasar
1 KU.03.02
Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Keuangan
Bukti kas, kuitansi, dan dokumen pendukung belanja
Retensi ≥10 th — persetujuan Kepala ANRI
2014 85 berkas Asli 10 th Habis retensi inaktif 2024 · JRA: Musnah · Biasa
2 TU.00.01
Surat Undangan / Naskah Rutin
Undangan rapat, edaran rutin, dan tembusan
2023 540 berkas Asli & tembusan 2 th Habis retensi inaktif 2025 · JRA: Musnah · Biasa/Terbuka
3 KP.05.04
Permohonan & Izin Cuti Pegawai
Formulir cuti tahunan, sakit, dan alasan penting
2019 128 berkas Asli 5 th Habis retensi inaktif 2024 · JRA: Musnah · Terbatas
4 KU.05.01
Berkas Pengadaan Barang/Jasa (di bawah nilai)
Dokumen pengadaan langsung yang telah selesai & lunas
Retensi ≥10 th — persetujuan Kepala ANRI
2013 46 berkas Asli 10 th Habis retensi inaktif 2023 · JRA: Musnah · Terbatas
5 KP.00.03
Daftar Hadir & Notula Rapat Internal
Absensi dan catatan rapat koordinasi rutin
2022 73 berkas Asli & salinan 2 th Habis retensi inaktif 2024 · JRA: Musnah · Biasa
6 TU.01.02
Buku Agenda & Ekspedisi Surat
Register agenda surat masuk/keluar & buku ekspedisi
2021 210 berkas Asli 2 th Habis retensi inaktif 2023 · JRA: Musnah · Biasa
4arsip dipilih
807total berkas
2memerlukan persetujuan ANRI (≥10 th)
Daftar ini menjadi lampiran berita acara & disimpan sebagai arsip vital.
Daftar usul
2Panitia penilai
3Persetujuan
4Berita acara

Panitia Penilai Arsip

Sesuai PP 28/2012 Pasal 67 ayat (3): ketua adalah pimpinan unit kearsipan; anggota dari unsur unit pengolah dan arsiparis.

Ketua PanitiaPimpinan unit kearsipan
K
Anggota PanitiaUnsur unit pengolah + arsiparis
A
P
P
Daftar usul
Panitia penilai
3Persetujuan
4Berita acara

Persetujuan & Arsip Vital

Gerbang persetujuan menyesuaikan retensi arsip terpilih (PP 28/2012 Pasal 68–76).

Memerlukan persetujuan tertulis Kepala ANRI
2 arsip terpilih beretensi ≥ 10 tahun. Pemusnahan baru dapat ditetapkan setelah terbit persetujuan tertulis dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Nomor & tanggal persetujuan Kepala ANRI
Nomor surat persetujuan tertulis sebagai dasar penetapan.
Tanggal terbit surat persetujuan.
Menunggu persetujuan

Arsip Vital Pelaksanaan Pemusnahan

Pasal 78 ayat (2)

Delapan dokumen berikut wajib disimpan sebagai arsip vital. Status diperbarui seiring proses berjalan.

1
Keputusan pembentukan panitia penilai arsip
SK panitia penilai
Tersedia
2
Notulen rapat panitia penilai arsip
Notula penilaian arsip
Tersedia
3
Surat pertimbangan panitia penilai arsip
Pertimbangan kepada pimpinan
Tersedia
4
Surat persetujuan pimpinan pencipta arsip
Persetujuan kepala daerah / pimpinan
Tersedia
5
Surat persetujuan Kepala ANRI
Wajib untuk arsip retensi ≥ 10 tahun
Belum
6
Keputusan pelaksanaan pemusnahan
SK pelaksanaan pemusnahan
Belum
7
Berita acara pemusnahan arsip
Disusun pada langkah berikutnya
Belum
8
Daftar arsip yang dimusnahkan
Lampiran berita acara
Tersedia
Daftar usul
Panitia penilai
Persetujuan
4Berita acara

Berita Acara Pemusnahan

Periksa pratinjau berita acara. Setelah ditetapkan, arsip dimusnahkan secara permanen dan paket disimpan sebagai arsip vital.

Pemerintah Kabupaten Contoh
Dinas Kearsipan dan Perpustakaan
Jl. Merdeka Barat No. 12, Contoh 40115 · Telp. (022) 555-0143 · Laman: arpus.contohkab.go.id · Pos-el: arpus@contohkab.go.id


Berita Acara Pemusnahan Arsip
Nomor: 005/BA-PMSN/ARPUS/VI/2026

Pada hari ini, Rabu tanggal Empat bulan Juni tahun Dua Ribu Dua Puluh Enam (04-06-2026), bertempat di Ruang Penyimpanan Arsip Inaktif (Records Center) Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Contoh, kami yang bertanda tangan di bawah ini selaku Panitia Penilai Arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip dengan keterangan sebagai berikut:

Dasar:sebagaimana tercantum di bawah ini Jumlah arsip:807 berkas (4 jenis/seri arsip) Cara pemusnahan:pencacahan (pencabikan) sehingga fisik & informasi tidak dapat dikenali

Dasar hukum:

  1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
  2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, khususnya Pasal 65–78;
  3. Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berlaku di lingkungan Pemerintah Kabupaten Contoh;
  4. Surat Persetujuan Pemusnahan Arsip Kepala ANRI Nomor B-PK.02.09/123/2026;
  5. Keputusan Kepala Dinas tentang Pembentukan Panitia Penilai Arsip dan Pelaksanaan Pemusnahan.

Pemusnahan arsip dilaksanakan secara TOTAL sehingga fisik dan informasi arsip musnah serta tidak dapat dikenali, dan disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) orang pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan. Arsip yang dimusnahkan tercantum dalam Daftar Arsip yang Dimusnahkan sebagai lampiran yang tidak terpisahkan dari berita acara ini.

Pencacahan Pembakaran Peleburan kimia Cara lain

Panitia Penilai Arsip

Ketua,
Dra. Siti Rohmah, M.Si.
NIP 19720… · Kabid Kearsipan
Anggota,
Agus Pranoto, S.AP.
NIP 19850… · Arsiparis Ahli Muda

Saksi — Pejabat Bidang Hukum / Pengawasan

Saksi 1,
Drs. Hendra Wijaya, S.H.
NIP 19690… · Kabag Hukum
Saksi 2,
Dahlia Kusuma, S.E., M.Ak.
NIP 19780… · Inspektur Pembantu (Inspektorat)
Lampiran: Daftar Arsip yang Dimusnahkan
NoKodeUraian / Jenis ArsipTahunJumlahRetensi
1KU.03.02Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Keuangan20148510 th
2TU.00.01Surat Undangan / Naskah Rutin20235402 th
3KP.05.04Permohonan & Izin Cuti Pegawai20191285 th
4KU.05.01Berkas Pengadaan Barang/Jasa20134610 th